ruenmonch
AAAТема белого цветаТема черного цвета
Логотип АлтГТУАлтайский государственный технический университет им. И.И. Ползунова
Отдел регламентированных закупок
Структурная схема разделения обязанностей между сотрудниками, включенными в закупочную деятельность

Структурная схема разделения обязанностей между сотрудниками, включенными в закупочную деятельность

10.11.2014 11:02

Введен регламент взаимодействия участников закупочного процесса АлтГТУ (Приказ №Д-345). 

Регламент взаимодействия участников закупочного процесса АлтГТУ

Регламент устанавливает порядок взаимодействия подразделений АлтГТУ, участвующих в закупочной деятельности в рамках  Федерального закона от 5 апреля 2013г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (с изменениями и дополнениями) и Федерального закона от 18 июля 2011 г. N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (с изменениями и дополнениями).

Участниками закупочного процесса являются:

1) Инициатор закупки - структурное подразделение или должностное лицо, заинтересованное в проведении данной закупки в силу того, что данная закупка призвана обеспечить выполнение его должностных обязанностей.

2)  Руководитель контрактной службы — должностное лицо, назначенное в установленном порядке и  обеспечивающее на профессиональной основе выбор лучшего поставщика (подрядчика, исполнителя) и соблюдение университетом требований действующего законодательства при проведении закупок.

3) Отдел регламентированных закупок — структурное подразделение, основной должностной функцией которого является проведение процедур закупок, предусмотренных законодательством РФ и включающее такие этапы как оценку закупки, возможности её проведения, эффективности проведённой закупки и результативности договорных отношений с контрагентом, выбранным по результатам закупки, и т.д.

4) Планово-финансовое управление — структурное подразделение, отвечающее за оценку возможности закупки (наличие финансовых средств у инициатора закупки, определение источника финансирования, составление плана закупок и контроль за его реализацией, и т.д.).

5) Юридический отдел — структурное подразделение, осуществляющее проверку условий контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства.

6) Управление бухгалтерского учета — структурное подразделение, уполномоченное на оплату денежных обязательств по заключенным контрактам (договорам).

7) Отдел материально-технического снабжения — структурное подразделение, уполномоченное на заключение контрактов (договоров) от имени АлтГТУ, на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.

Полномочия между участниками, осуществляющими закупочную деятельность, распределены следующим образом:

1. Инициатор закупки анализирует собственную деятельность за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода. При наличии потребности в товарах (работах, услугах) инициатор закупки формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключенных договоров с поставщиками и т.п.).

В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) за счет имеющихся в наличии возможностей, инициатор закупки доводит информацию в виде служебной записки до экономиста по закупкам планово-финансового управления с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма, обоснованности инициированных объемов и предположительной начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в планируемый текущий объем закупок на предстоящий закупочный период.

Планово-финансовое управление осуществляет сбор заявок поступающих от структурных подразделений университета. Консолидация заявок осуществляется экономистом по закупкам планово-финансового управления еженедельно с понедельника по пятницу. В конце каждой рабочей недели консолидированные заявки передаются руководителю контрактной службы.

2. Руководитель контрактной службы оценивает необходимость в закупке, возможность её проведения, начальную (максимальную) цену закупаемой продукции, а также сроки закупки.

В случае согласования данной закупки она включается экономистом по закупкам планово-финансового управления в текущий объем закупок на предстоящий закупочный период. По результатам утверждения руководителем контрактной службы закупки потребностей инициаторов закупки экономист по закупкам планово-финансового управления формирует проекты плана закупки и плана-графика.

Сформированные проекты плана закупок и плана-графика по инициативе планово-финансового управления согласуются с отделом регламентированных закупок с участием привлечённых им структурных подразделений (юридического отдела, отделом материально-технического снабжения и т.п.).

Экономист по закупкам планово-финансового управления публикует утверждённые руководителем контрактной службы план закупок и план-график в единой информационной системе.

При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок и план-график инициатор закупки обосновывает перед руководителем контрактной службы необходимость таких изменений, а экономист по закупкам планово-финансового управления в случае согласования данных изменений вносит изменения в план закупок, план-график в соответствии с действующим законодательством.

3. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), консолидированные заявки передаются в отдел материально-технического снабжения.

Отдел материально-технического снабжения обоснованно определяет поставщика (подрядчика, исполнителя), заключает с ним договор и оформляет комплект документов, необходимых для оплаты полученного товара (работы, услуги). Весь комплект документов согласовывается:

  • с планово-финансовым управлением (п.3.2. Схемы), который определяет источник финансирования оплаты закупки с  указанием статьи КОСГУ;
  • с юридическим отделом, который проверяет условия контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства (п.3.3. схемы);
  • с отделом регламентированных закупок, который подготавливает и размещает в ЕИС в соответствии с действующим законодательством извещение и документацию о закупке, а также ведет реестр закупок (п.3.4. схемы).

После того как товар поступает на склад, отдел материально-технического снабжения (при необходимости инициатор закупки) передает согласованный комплект документов на оплату в управление бухгалтерского учета. Если поставка товара на склад осуществлялась отделом материально-технического снабжения, то одновременно с поступлением товара об этом информируется инициатор закупки.

4. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении конкурентного способа определения поставщика, то консолидированные заявки передаются в отдел регламентированных закупок.

Отдел регламентированных закупок совместно с инициатором разрабатывает документацию о закупке, отражая в ней сведения, предусмотренные Законами № 44-ФЗ, №223-ФЗ.

Отдел регламентированных закупок совместно с инициатором закупки обеспечивает согласование документации с участием привлечённых им структурных подразделений (юридического отдела и планово-финансового управления) (п.п. 4.1. и 4.2. схемы, приложение № 1).

Отдел регламентированных закупок публикует в единой информационной системе извещение о закупке, документацию закупки и проект контракта (договора) в соответствии с действующим законодательством.

После публикации вышеуказанных документов отдел регламентированных закупок обеспечивает проведение закупочной процедуры, в том числе приём заявок потенциальных поставщиков (исполнителей, подрядчиков), оценку и ранжирование этих заявок в соответствии с критериями закупочной документации, выбор и объявление закупочной комиссией победителя закупки, направление контракта (договора) для подписания победителю.

После проведения закупки отдел регламентированных закупок публикует необходимую информацию, в порядке и сроки, предусмотренные действующим законодательством, а также проводит преддоговорные переговоры с поставщиком (исполнителем, подрядчиком), по итогам которых контракт (договор) подготавливается для подписания в юридическом отделе и у ответственного лица, которое утверждено приказом ректора о проведении конкурентной процедуры закупки.

После подписания контракта (договора) инициатор закупки обеспечивает его исполнение, в том числе проводит досудебное урегулирование споров совместно с юридическим отделом, контролирует соблюдение сроков оплаты, отслеживает сроки поставки (оказания услуг, выполнения работ), осуществляет приём поставленного по договору товара (услуги, работы), проверяет качество товара (услуги, работы), подписывает у уполномоченных лиц университета акты, свидетельствующие об исполнении договора.

В случаях заключения и исполнения контракта по 44-ФЗ, инициатор закупок осуществляет приемку поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) совместно с приемочной комиссией.

Управление бухгалтерского учета в течение одного рабочего дня со дня поступления платежного документа к контракту (договору), заключенному в соответствии с ФЗ-44, за исключением п.4, п.5 ст.93 ФЗ-44 (закупка за счёт средств федерального бюджета на сумму до 100 и до 400 тысяч рублей), направляет в отдел регламентированных закупок копию платежного поручения, необходимого для подготовки и размещения отчета об исполнении контракта (этапа контракта) (договора).

5. Если руководителем контрактной службы принято решение о проведении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) самим инициатором закупки, а так же договоры на оказание преподавательских услуг, повышение квалификации, обучение работников Заказчика, инициатор закупки обоснованно определяет поставщика (подрядчика, исполнителя), заключает с ним договор и оформляет комплект документов, необходимых для оплаты полученного товара (работы, услуги). Весь комплект документов согласовывается:

  • с планово-финансовым управлением (п.5.1. схемы), который определяет источник финансирования оплаты закупки с  указанием статьи КОСГУ;
  • с юридическим отделом, который проверяет условия контракта (договора) на соответствие требованиям действующего законодательства (п.5.2. схемы);
  • с отделом регламентированных закупок, который подготавливает и размещает в ЕИС в соответствии с действующим законодательством извещение и документацию о закупке, а также ведет реестр закупок (п.5.3. схемы).

После того как товар поступает на склад, выполняется работа, оказывается услуга, и инициатор закупки передает согласованный комплект документов на оплату в управление бухгалтерского учета (п.5.4. схемы).

 Оплата по контрактам (договорам), которые будут исполняться в течение длительного периода, обязательно визируются в планово-финансовом управлении, у экономиста по закупкам.

Руководитель контрактной службы совместно с профильными структурными подразделениями проводит анализ осуществлённой закупочной деятельности, результаты которого учитываются при составлении плана закупок на следующий период.